Nowa forma dokumentowa w Kodeksie cywilnym - SMS też jest dokumentem

Nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego o której pisaliśmy we wrześniu towarzyszy również istotna zmiana w Kodeksie cywilnym. Dotyczy wprowadzenia nowych - obok istniejącej dotychczas formy pisemnej, formy dokumentowej i elektronicznej.

 Dzięki tej zmianie, wychodzącej na przeciw potrzebom zmieniających się warunków gospodarczych, składanie oświadczeń woli a co za tym idzie zawieranie umów możliwe jest za pośrednictwem maili czy SMS-ów. Takie odformalizowanie obrotu oznacza w praktyce, że do zachowania formy dokumentowej wystarczający jest fakt,że złożono oświadczenie woli w postaci jakiegokolwiek dokumentu, niekoniecznie podpisanego, jeżeli z jego treści lub z analizy nośnika danych wynika jasno kto jest jego nadawcą. 

Ustawowa definicja dokumentu zawarta w Kodeksie cywilnym obejmuje każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, więc rownież nośnik audio lub wideo, o ile można zapoznać się z jego utrwaloną treścią. Wprowadzenie tej definicji ma uprościć proces zawierania umów i ukrócić sytuacje sporne, kiedy nie było pewności czy uzgodnienia zawarte np w wiadomościach e-mail są dla stron wiążące, czy umowa została zawarta i w którym momencie. Dodajmy, że dla zachowania znanej nam formy pisemnej niezbędne jest opatrzenie oświadczenia własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektroniczny, w związku z czym dotychczas umowa negocjowana w korespondencji emailowej, podczas której doszło do konsensusu, musiała być każdokrotnie potwierdzana na piśmie. Teraz to się zmienia.

Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Brodowska w Poznaniu i inni prawnicy uczulają, aby stosować większą rozwagę podczas posługiwania się oświadczeniami składanymi w formie elektronicznej, ponieważ praktycznie każde oświadczenie woli złożone drugiej stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej będzie mieć znaczenie prawne. Należy być ściśle świadomym konsekwencji, jakie niesie za sobą prowadzenie rozmów biznesowych przez internet czy prosty komunikat sms-owy "zgadzam się". Ważne by zatroszczyć się o jasność wypowiedzi, aby druga strona nie zrozumiała odmiennie złożonych oświadczeń, gdyż sms czy e-mail będzie mógł być w ewentualnym sporze  dowodem, że doszło do zawarcia umowy.